いつも品川フロントビル会議室をご利用いただきありがとうございます。
このコラムでは「貸し会議室をお探しの方」や「会社のイベント開催を計画されている方」などに向け
会場探しからご予約、会場内覧、イベント内容の計画などにも役立てていただけるような情報を
定期的にご紹介してまいります。
それでは、今回から複数回に分けて
「利用内容別の実施チェックポイント」
というテーマで、それぞれ実施の際に必要なもの、計画すべき点などをご紹介できればと思います。
今回は（当たり前ですが…）一番多いご利用内容「会議」でのご利用についてです！
外部会場だからこそ！成果を上げる環境づくりが大切です
部署内でのミーティングなど、社内で行う小規模な会議ではなく「貸し会議室」という外部の会場を使用する場合
全社のキックオフミーティングや、各支店長が全国から集まる会議など
いつもより大規模で、社内でも比較的重要度の高いものであることが多いのではないでしょうか。
せっかく有料でスペースを借りて会議を行うのであれば、高い成果を出し参加者の満足度や今後への意欲が上がるように
事前に環境を整えることも大切ですよね。
今回はそのような観点から、会議の際にご準備いただくポイントをいくつかご紹介いたします。
最適なレイアウトは？
会議の内容によって、最適なレイアウトは様々です。
例えば20名前後の比較的少人数で、主に参加者全員での議論を目的とする場合は
「ロの字形式」のような全員で向かい合うようなレイアウトが最適と言えます。
「スクール形式」や「シアター形式」のような
全員が前方の発表者に注目する形のレイアウトが最適と言えます。
その他にもグループワークが中心の場合は島型形式にするなど、目的や人数によって最適なレイアウトが変わってきますし
さらにレイアウトによって必要なスペースの大きさも変わりますので、当日使ってみて
「会場が狭くて窮屈…」や「広すぎてもったいない…」ということにならないよう
企画の初期段階で会場のレイアウトを考えておいた方が良いでしょう。
必要な機材・備品は？
一口に「貸し会議室」といっても、その設備や常設している備品については様々です。
単純に場所だけをお貸出しする「貸しスペース」の要素が強い会場もあれば
当会場のように手ぶらでお越しいただいてもある程度のイベントが成立するように機材や備品を揃えている
「イベントホール」寄りの会場もありますので、会議の内容によって必要な備品があれば事前に確認した方が良いでしょう。
特に大人数での実施の場合はプロジェクターやスクリーン、マイクなどの映像・音響機材を使用しますので
「プレゼンテーションでどのような映像を流すのか？」「マイクは何本必要なのか？」といったことを想定し
会場の設備でそれが全て賄えるのか、足りない場合に外部レンタルが可能なのかということを会場と打ち合わせる必要があります。
その他、必要になるものでいうと、発表者が後方からも見えるように高さを出すステージや、グループワークで必要なホワイトボードなども
無料で借りられる範囲や、外部レンタルの際の発注期限などがそれぞれの会場にありますので、事前に確認することをおすすめします。
手配するものはあるか？
先ほどの、必要な機材・備品とは別に、会議で手配が必要なもの、特に飲食関連も手配するものがあるのか確認が必要です。
例えば1日を通した会議の場合、参加者にお弁当やデリバリーの昼食は出すのか
また半日の場合でも、コーヒーブレイクにドリンクやお菓子を出すのか
会議が終わった後に同じ会場でケータリングを手配し懇親会を開催する可能性もありますね。
会場内での飲食に関しては会場ごとに決まりがある場合が多いため
「お客様側で飲食物の持込は可能なのか」
「会場でどこまで手配はしてもらえるのか」
「食事の後のごみはどのように処理するのか」
といったところまで確認しておくと良いでしょう。
特に懇親会は外部のケータリング業者を発注することが多いため、注文締切日などにも注意が必要です。
会議のオンライン配信はあるか？
コロナ禍の影響を受け、ここ数年でオンラインミーティングが一気に普及しました。
社内でTeamsやZoomアカウントを取得し、使用することが当たり前になっている企業様も多いですよね。
貸会議室においては、集合形式の会議であっても遠方の方や当日急遽参加できなくなってしまった方などのために
バックアップとして配信環境を準備したり、各部署の代表のみが参加した会議の様子を撮影し
リアルタイムで全社員に配信する、といった内容でもよくご利用いただいています。
このような需要の変化に対応し、多くの貸し会議室ではインターネット環境を整備し、配信機材を用意しているようです。
通常のオンラインミーティングであればインターネット環境と配信用のアカウントがあれば成立しますが
イベント会場においてはその配信システムから音声と映像を抜き出し、会場の機材システムと接続する必要がありますので
会場の設備でどこまで配信に対応できるのか確認しておいた方がよいでしょう。
環境をととのえ有意義な会議を！
今回は会議でのご利用に的を絞ってチェックする項目をお伝えいたしました。
他にも気にすることはたくさんありますが、「会場目線で早めに相談しておいた方がよいこと」という視点で項目を選んでみました。
当会場でも年間を通して一番利用がある「会議」でのご利用ですが、内容も日々進化していっていると感じていますので
会場側でも出来る限りお客様のご要望に応えられるような会場づくりをしていきたいと考えております。
もし当会場をご利用いただいたお客様で
「こんな備品を置いてほしい！」「こんなサービスがあると嬉しい！」
といったご意見がありましたら、是非担当スタッフへお気軽にお伝えくださいね。
