いつも品川フロントビル会議室をご利用いただきありがとうございます。
このコラムでは「貸し会議室をお探しの方」や「会社のイベント開催を計画されている方」などに向け
会場探しからご予約、会場内覧、イベント内容の計画などにも役立てていただけるような情報を
定期的にご紹介してまいります。
それでは、今回はお役立ちコラム第3弾として
「会場内覧の際に見るべきポイント」
について、実際のお問い合わせ内容を基にお伝えしたいと思います！
仮予約完了後はぜひ会場内覧を！
会場へお問い合わせ後、仮予約を完了されたらぜひ実際に会場の内覧へ行ってみてください。
会場内の写真などはHPでも見ていただけますが
やはり実際に現地に行くことでイメージとは異なる部分も出てくるかと思います。
また会場ではゆっくりとスタッフに話を聞くことができたり
やりたいことをより具体的に計画することにもつながりますので
当会場でも会場へお越しになれるお客様にはご契約前に会場内覧をおすすめしております。
では会場内覧の際に見るべきポイントをこちらでご紹介いたします。
駅からのアクセス
これは会場へ行ってみないとわからない大きなポイントです。
会場のHPには「駅から徒歩○○分」ともちろん記載してあるかと思いますが
これは迷わないでまっすぐたどり着いた場合の所要時間ですので
実際に行ってみると、改札から地上に出るまでがとても入り組んでいたり
わかりづらい道があったりと、初めていらっしゃる方には時間がかかってしまう場合も多くあります。
ぜひ内覧の際には、「駅へ降りたところから会場までのアクセス」が実際にどうなのか見ていただければと思います。
会場の設備、機材周り
会場に着いたら、まずは室内全体を見回して会場の雰囲気を見られるかと思います。
控室など付属するお部屋も回られた後は会場の設備、機材をチェックしてみてください。
イベントホールなどでは通常機材周りは専門のオペレーターが付きますので
実際の音響機材、映像機材を詳しく見ることはないと思いますが
貸し会議室はお客様ご自身でマイク音量の調整やプロジェクター接続などの
機材の調整を行うことがほとんどですので
当日実際にお客様が設備、機材を扱うことも想定しながら見ていただくと良いかと思います。
また、当日設備でわからないところが出てきた際にすぐに聞けるところに
会場スタッフがいるかどうかも確認しておくと安心ですね。
専有エリア
会場の設備を確認したら、会場の「専有エリア」についてもぜひご確認ください。
スペースのお貸出しの際、必ず「専有エリア」と「共用エリア」の線引きがされています。
例えば使用するお部屋の外が全て「共用エリア」であった場合は会場外にお客様のお荷物などは置くことができません。
また、お手洗いが「共用エリア」であった場合はフロアにいる全員が１か所のお手洗いを使用するため
休憩時間が被った場合などは混雑が予想されます。
多くの貸会議室は複数の部屋を持っていたり、オフィスビルの一角にあるため
使用する会場以外は全て「共用エリア」であることが多いです。
自分たちが専有で使える部分がどこまでかを把握しておくと、たとえば
「来場者受付はどこに置くのか？」「来場者が並んだ際にどこへ誘導するのか？」「休憩時トイレの案内はどうするか？」
といった会場の外で起こることに対して事前に準備しておくことができます。
実際に見てみないとわからない！
今回は会議室内覧の際に見るべきポイントについてご紹介いたしました。
このポイントは複数会場を押さえて比較をする際にも役立てていただけるかと思います。
見積料金だけでは見えない部分もありますので、会場内覧にはぜひ行かれてみてください！
