いつも品川フロントビル会議室をご利用いただきありがとうございます。
このコラムでは「貸し会議室をお探しの方」や「会社のイベント開催を計画されている方」などに向け
会場探しからご予約、会場内覧、イベント内容の計画などにも役立てていただけるような情報を
定期的にご紹介してまいります。
それでは、今回はお役立ちコラム第5弾として
「貸会議室で懇親会はできる？」
というテーマでよくお問い合わせいただく内容を踏まえご紹介いたします。
会議室での懇親会がおすすめな理由は？
2022年も後半に入り、そろそろ会社の忘年会や新年会をお考えの方もいらっしゃるのではないでしょうか？
コロナ禍でここ数年は自粛の傾向がみられていましたが
「今年は久しぶりにみんなで集まってやりたい！」という方も多いようです。
そこで貸会議室にも「懇親会は出来ますか？」というお問い合わせは良くいただきますが
答えはもちろん「YES」です！
ぜひ一度懇親会・パーティの実施をお試しください。その理由を以下で挙げてまいります。
広々会場で感染対策もばっちり！
この時期に開催する懇親会で重要なのはやはり【感染対策】ですよね。
20名を超えるパーティを行う場合はそれなりの広さのパーティスペースが必要になります。
とはいえまだホテルなどで大規模には…という方はぜひ貸会議室をご検討ください。
現在多くの貸し会議室・ケータリング会社では感染対策も考慮したパーティプランを用意しています。
ソーシャルディスタンスを取ったレイアウトをお作りしたり、対面席にはアクリル板を置いたり
お料理もできるだけ接触がないよう個包装のカップや予め１人用のお料理ボックスを作ったり
これまでご利用いただいたノウハウを活用しながらできるだけ安心してお食事をしていただけるような工夫をしています。
当会場でも専用のプランをご用意しており、通常期の約半数でのご案内にはなりますが
最大150名様まで収容して懇親会を開催することが可能となっています。
感染対策を取りながら、なおかつ大人数の収容が叶うパーティスペースというのは
都内でもかなり限られますので、ご予約が集中する年末年始はお早めに会場を確保することをおすすめいたします。
移動時間ゼロでパーティ開始！
会議室で懇親会のお問い合わせをいただく場合、ほとんどのケースで会議やセミナーを実施した後に
そのままパーティをされたい、というご希望をいただきます。
もし別の会場や飲食店に移動される場合は、イベント終了後に会場の場所を参加者へ伝え
会議やセミナーで使用した会場を片付け、完全に撤収した後荷物を持って懇親会会場まで移動し
そして懇親会会場で再度参加者の受付や会費の回収をして…
と、とても手間がかかる上、会場移動となるとその間に懇親会へ参加せず帰ってしまう方も出てきてしまいます。
その点、同じ会場で懇親会を実施する場合は会議やセミナーが終わったらすぐにパーティ会場のお部屋へ移動し
そのままの流れで乾杯が可能。待ち時間がなければそのまま帰ってしまう方も減りますね。
運営係の方はイベントで使用したお荷物などは一旦会場に置いたまま参加者をパーティ会場へ誘導し
乾杯が終わった後に元の会場へ戻ってゆっくり片付けをする、ということも可能ですので
誰にとってもストレスの少ない形で懇親会を実施することができます。
会議室設備だからこそできることがたくさん！
懇親会で使用いただける機材や備品は通常セミナーなどで使用するものと同じものです。
例えば映像機材1つ取っても、パーティ中に流す映像を大画面スクリーンで流すだけで迫力が出ますし
今の時期ならリモート参加者の映像を流したりすることも可能です。
その他にも会場内でお好きなBGMを流したり、余興の際には複数のマイクを同時に使ったり、
余興やゲームの際にステージやスポットライトを使用したり、通常の飲食店などでは叶えられない演出が会議室設備なら可能なのです！
当会場でも実際に企業様のキックオフミーティングや納会、忘年会などでご利用いただいていますが
企画をする幹事の皆さまから「参加者を楽しませたい！」と様々なご要望をいただきます。
会場としても可能な限りご希望に添えるよう会場設備でできることをご提案させていただいていますので
毎年それぞれの企業様のカラーが出るパーティが開催されています。
このようにやりたいことを気軽にご相談いただけるのも会議室のメリットですね。
会議もパーティも一括でおまかせ！
通常、会社の忘年会など大人数で開催する懇親会は大規模な分、準備することがとても多くなります。
参加される人数や客層に合わせてお料理のメニューやドリンクの種類、会場レイアウトなどを決めますので
ご利用直前まで綿密な打ち合わせを会場側と行う必要があります。
これが会議の会場と懇親会会場が別だった場合はそれぞれの担当者と打ち合わせが必要になり
2倍に手間がかかってしまいますが、同じ会場であれば一括で相談ができますのでその分の手間が省けます。
会議室のスタッフは何度も懇親会のお手伝いを経験していますので
お客様のご要望を伺いながらケータリングのメニューや、最適なレイアウト図面の提案が可能ですので
そういった面でも手間を省くことにつながるかと思います。
メリットたくさん！ぜひ一度ご利用ください
今回はこれからご要望が増えることが予想される懇親会について
貸会議室を利用するメリットをご紹介いたしました。
品川フロントビル会議室では感染対策を考慮したパーティプランをご用意していますので
よろしければこちらもご覧くださいませ。
