いつも品川フロントビル会議室をご利用いただきありがとうございます。
このコラムでは「貸し会議室をお探しの方」や「会社のイベント開催を計画されている方」などに向け
会場探しからご予約、会場内覧、イベント内容の計画などにも役立てていただけるような情報を
定期的にご紹介してまいります。
それでは、今回はお役立ちコラム第2弾として
「予約の際に必要な情報は？」
について、実際のお問い合わせ内容を基にお伝えしたいと思います！
予約の第一歩！
お問い合わせのときに会場が知りたいこと
会場を検索し、「空き状況を問い合わせてみよう！」とお電話やメールで会場へお問い合わせをされる際
空き状況を照会するのに会場がお聞きする情報がいくつかあります。
まず必ず伺うのが「ご希望日程」「ご利用人数」「イベント内容」の3項目になります。
では具体的にどのようなことが知りたいか、ということを各項目でご説明いたします。
ご利用日程
ご利用日程は皆様ご希望日がそれぞれあるかと思いますのでそれぞれお伝えいただくだけですが
この時、できるだけ候補日が絞られていない段階で
一度候補会場へお問い合わせすることをおすすめしております。
候補日が1日に絞られてしまっていると、その日に空きがない場合に
また会場探しからやり直しになってしまうためです。
会場としてもせっかく縁があって見つけていただいたのに
「ご希望日が空いておらず…」とお断りするのはとても心苦しいので
もし候補日がいくつかあり調整が可能な段階でお問い合わせいただければ
その分ご案内できる日程が増え、予約が取りやすくなります。
ご利用人数
次にお伝えいただくのは会場を利用する方の人数です。
１フロアに複数の会議室を持っている会場は
このご利用人数を伺ってから最適なお部屋をご案内しますので
おおよそでもかまいませんのでご人数は伝えられるようにしておくと良いかと思います。
コロナ禍の現在では国や東京都からの要請によりイベント実施に対しての制限があるため
通常の収容人数よりも少ない人数でしか実施ができないことがあります。
公式HPに記載されている収容人数と実際の収容可能人数に差がある場合がありますので
この部分はお問い合わせの際に確認することをおすすめします。
イベント内容
一番重要なのがこの「イベント内容」ですね。
内容は出来るだけ詳細をお伝えいただくと、その後のご提案がスムーズになります。
たとえば一口に「会議」といっても「部署内の少人数会議」なのか「年に一度の全社キックオフ」なのか
それだけでも用意する内容が全く変わりますので、お伝えいただける範囲で詳細を伝えていただくと
会場からも「どのようなレイアウトで」「どのような設備、機材が必要で」「どれくらいの費用がかかるか」
といった具体的にイベントをイメージできるご提案をさせていただくことができます。
まずはお問い合わせを！
今回はお問い合わせの際にどのような情報を会場に伝えたら良いかについてご紹介いたしました。
上の項目でもお伝えしましたが、会場へのお問い合わせは企画段階でも
お早めに問合せいただくことをおすすめします。
ほとんどの会議室には「仮予約」という形で、無料で日程を押さえるシステムがございますので
候補会場を仮予約で押さえた上で実際に会場の下見を行い
その上で企画を進めた方が内容も具体的になりその後の流れがスムーズなるかと思います。
品川フロントビル会議室でも年間を通して様々なイベントを行っておりますので
イベントでやりたいことなどご相談いただければ
実績を基に当会場の設備で「こんなことができる」というご提案をさせていただきます。
次回はこの仮予約をお取りいただいた後
実際に会場を決定する上で見るべきポイントについてご紹介したいと思います！
ぜひ次回のコラムもご覧くださいませ。
